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Seguramente te encuentras en el punto clave donde integrar un software de gestión a tu empresa empieza a ser una necesidad. Acá y allá comienzan a aparecer los términos ERP y CRM pero ¿qué son?  Si aún no tienes muy claro cuál es la diferencia entre ambos, acá te lo explicamos y te ayudamos a entender estos dos sistemas para que puedas decidir cuál puede ser el mejor a integrar en tu empresa y darle a tu negocio el impulso que necesita 🚀

Ambos, ERP y CRM ofrecen herramientas poderosas para aumentar las ganancias. Algunas características de los ERP y CRM se sobreponen, y muchos sistemas son compatibles en la integración de uno con otro. Algunos ERP incluso integran una interfaz CRM, pero hay grandes diferencias entre los principios, las funcionalidades y los objetivos de cada uno. Conocer las funciones concretas de ellos serán de gran valor para tu empresa.

ERP ¿qué es y para qué sirve?

ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés) básicamente se entiende como un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales. Su principal función se ejecuta a través de un software y es la de organizar los procedimientos internos de una empresa, por lo que se trata de un sistema back-office. Un ERP gestiona el intercambio de información dentro de los departamentos de una empresa y su control, promueve la reducción de costos de producción; igualmente proporciona control sobre el inventario, así como también puede ser una herramienta clave en la supervisión de ventas y la administración de la contabilidad.

En síntesis, un ERP es una herramienta modular que integra los siguientes departamentos de una empresa:

  • Producción
  • Control de ventas
  • Control de stock
  • Contabilidad y finanzas
  • Suministros y proveedores

📌 Un programa ERP integra de manera centralizada toda la gestión de una empresa en una única herramienta, buscando mejorar la comunicación entre los diferentes departamentos mediante un fácil y siempre disponible acceso a los datos.

¿Qué ventajas aportan los ERP?

Al centralizar la gestión de una empresa, un ERP integra todo lo relacionado con la gestión de procesos de distribución y de la cadena de suministros, facilita una mejor planificación de proyectos, ayuda a estandarizar los procedimientos críticos del negocio y reduce las tareas duplicadas, lo cual conlleva a una optimización de los procesos internos. Asimismo, estos programas de gestión de recursos empresariales permiten evaluar las necesidades del negocio, mejorando la precisión de los datos contables y financieros y promoviendo la reducción de costos de compras, incluso puede ofrecer una ventaja al departamento de recursos humanos ya que permite ciertas funcionalidades de los programas para la elaboración de nóminas.

Aunque tiene muchas bondades, los ERP tienen algunas desventajas, las cuales también son importantes considerar. En principio se trata de un programa complejo que requiere un aprendizaje previo y demanda un ingreso de información vasta; por lo tanto, también requiere acciones y decisiones complicadas, así como de un mantenimiento extenso debido a la cantidad de información que procesa. Sin duda requiere mayor cantidad de tiempo, dinero y esfuerzo. 

Por todo lo anterior, este tipo de programa, a diferencia del CRM, suele utilizarse mayormente por empresas medianas y grandes, además hay que considerar que un software ERP no contiene información de los clientes, de allí su naturaleza de back-office.

Entendiendo un sistema CRM

Por otro lado, un CRM o sistema de gestión de clientes (Customer Relationship Management, por sus siglas en inglés) tiene como función principal gestionar las relaciones con clientes actuales y potenciales, así como la identificar los leads o prospectos de clientes más valiosos para la empresa de forma eficiente y resolutiva. Igualmente, permite la automatización de los procesos de ventas y un seguimiento de estas por cada cliente. A diferencia de un ERP, el CRM es un sistema front-office, puesto que se centra en el cliente.

Para ser más claros, un software CRM tiene la valiosa característica de almacenar y accionar la información de los diferentes clientes, como sus correos y las distintas interacciones que han tenido con nuestra empresa. Además, permite la creación de segmentos según los distintos objetivos de marketing y/o ventas, y la creación del buyer persona, en conjunto con el seguimiento comercial y la creación de procesos para cada uno de los clientes. Al mismo tiempo, un CRM ofrece un sistema de alertas o gestión de tareas relacionadas con cada cliente en específico.

El CRM es fundamental para crear un plan de marketing depurado y acertado. Por lo tanto, es clave para el departamento comercial, pues permite que las acciones de promoción y comunicación sean lo más segmentadas posibles para poder lograr de manera acertada los objetivos planteados para cada cliente. Igualmente, ayuda a profesionalizar el ciclo de ventas y a realizar un seguimiento certero y mejorar las relaciones del cliente con la empresa, lo que se traduce en un aumento de las ventas.

📚Lectura recomendada: La estrategia CRM perfecta para fidelizar clientes

Particularidades de los CRM

Al ser un sistema front-office, el objetivo final de un programa CRM es directamente aumentar los ingresos atrayendo nuevos clientes. Tienen una amplia variedad de posibilidades a la hora de mejorar la relación con los clientes actuales, ya que permite a los distintos departamentos de la compañía integrarse de manera directa y efectiva en la relación con cada cliente acorde a sus necesidades y requerimientos específicos.

📌 EL CRM A diferencia de los ERP, tiene una interfaz sencilla e intuitiva lo que permite que pueda ser manejado por todos los miembros de nuestra organización.


Entre la variedad de beneficios que puede ofrecer, podríamos nombrar que un CRM permite organizar las acciones de marketing y coordinarlas con el departamento de ventas, así como gestionar dichas ventas y acelerar sus procesos, igualmente contribuye a automatizar el servicio de atención al cliente mediante el cálculo del tiempo dedicado a cerrar operaciones; pero además, facilita la creación informes de gestión del inventario y equipos comerciales, y permite compartir y analizar los perfiles de clientes potenciales y su procedencia. En definitiva, haciendo las relaciones con los clientes mucho más eficientes.

¿ERP o CRM? ¿Cuál elijo? 🤷

Es evidente que ambos softwares tienen como finalidad mejorar la productividad, el control y la eficiencia de un negocio. Aunque ambas herramientas ofrecen excelentes resultados y mejoras en diversas áreas de la gestión de una organización, lo destacable es que se distinguen por el esfuerzo de inversión y preparación que requiere cada una.

Ciertamente, una empresa debe tener procesos delineados antes de procurar agilizarlos, así como también necesita tener beneficios tangibles antes de preocuparse por reducir costos en las diferentes áreas. Es por eso que un software CRM es por mucho la mejor jugada para una primera inversión de un negocio pequeño o mediano. El generar y mantener ventas desde un principio es lo que puede hacer posible todo lo demás. Así, un CRM que maximice de lleno las ventas puede asegurarnos un crecimiento sólido de la empresa y eventualmente la inclusión de un software ERP podría convertirse en una necesidad.

Sabemos que el mundo del marketing y las ventas puede ser muy extenso, por lo que tener a nuestra disposición las herramientas claves es más que importante tanto para el crecimiento de tu empresa, como para mantener a tu equipo mejor integrado y así aprovechar al máximo las potencialidades de cada uno de los miembros de tu staff. Con el objetivo de adaptar las empresas al proceso de Transformación Digital que vivimos actualmente, en amoCRM podemos ayudarte a dar ese pequeño gran salto que sabes que tu negocio necesita.

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Olga Rodriguez Plaza
Olga Rodriguez Plaza

Lingüista, traductora y escritora, apasionada por la tecnología, el marketing y el conocimiento

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