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Posiblemente al leer el título de este artículo hayas pensado, “a ver, a ver, a ver, ¿facturación CRM?”, pues usualmente al Customer Relationship Manager se le relaciona directamente con el servicio y la gestión de clientes en el nivel de la venta más suave: atención al cliente, manejo de prospectos y proceso de venta, quejas y sugerencias, atención a través de bots y manejo multiplataforma.

Pero sí, leíste bien.

La facturación CRM es una realidad y aquí te queremos hablar un poco más sobre este servicio, sus ventajas, sus implicaciones y la manera en la que le puedes sacar provecho para que tu empresa tenga una relación fructífera y prolongada con tus clientes.

Al fin y al cabo, la facturación es un proceso necesario para todas y cada una de las empresas sin importar si se trata de una PyME, de una empresa de gran tamaño, un corporativo, e incluso para los freelancers.

¿Software de facturación o Facturación CRM?

En el mercado existen muchas soluciones para realizar una facturación directa. La mayoría resultan ser softwares muy completos y robustos que ofrecen soluciones específicas para una tarea determinada.

Sin embargo, quienes optan por implementar la facturación CRM notan la evolución de sus procesos de manera casi inmediata, se le suman los beneficios y versatilidad de un CRM al poder de una herramienta de facturación.

Bien lo dice el dicho: la unión hace la fuerza.

Al encontrar una solución de Facturación CRM obtendrás lo mejor de ambos mundos. Existen soluciones robustas e interesantes que automatizan tu proceso de facturación casi de principio a fin, con ellas podrás generar facturas automáticas para tus clientes contemplando cada una de las etapas del cobro. Estas son algunas de las ventajas que encontrarás:

Adiós a los duplicados

A veces, la falta de intuitividad de los sistemas de facturación directa no reconocen los datos de clientes, transacciones, pagos y envíos si no es por un código de rastreo alfanumérico o si no están presentes textualmente en la base de datos. La Facturación CRM utiliza otro tipo de tecnología para ayudarte a que no existan registros duplicados, eso te permitirá tener un sistema ágil, funcional, ligero y no ocupar espacio valioso de tu almacenamiento.

Facturación CRM: siempre actualizada

Otra de las grandes carencias de muchos sistemas de facturación que se resuelven con la facturación CRM es la actualización de los datos relacionados con los clientes.

Seamos claros: no está mal que un sistema de facturación sólo se dedique a facturar, para eso fue creado.

Sólo estamos indicando que usar la facturación CRM te ofrece la oportunidad de dar seguimiento puntual a cada contacto con el cliente. Si realiza un cambio de domicilio lo puedes registrar al momento, si cambia alguno de sus registros de facturación o los datos bancarios podrás dar seguimiento puntual e inmediato a cada una de estas acciones.

Flujo de información y toma de decisiones

Si cuentas con un sistema de facturación CRM también cuentas con el poder del intercambio de información entre las distintas áreas que conforman tu organización. Claro, el administrador del equipo tiene el control de qué información compartir con qué personas.

Imagina que llegas a tu restaurante favorito, de esos en los que ya ni siquiera ves el menú, sabes lo que vas a pedir, pero antes de que digas cualquier palabra el mesero te pregunta “¿lo de siempre?”. Es una sensación de satisfacción combinada con incredulidad, como si te hubieran leído la mente pero sólo fue un buen manejo de la relación con el comensal. Eso mismo podrías realizar gracias a la facturación CRM, después de notar cierto patrón de comportamiento puedes predecir lo que cada cliente solicitará. De esta forma puedes preparar tu stock o estar al pendiente para resolver sus necesidades aún antes de que él se comunique contigo.

Un caso aún más interesante sería el de un cliente que solía ser recurrente pero de la nada dejó de adquirir tus servicios o productos, gracias al seguimiento de la facturación puedes notar su ausencia y tomar las medidas necesarias para recuperarlo: enviar a un representante de ventas, enviarle una promoción exclusiva, darle un precio preferencial, etcétera.

Muchos servicios de envío de comida a domicilio aplican la estrategia de enviarte un código en un mail que suele decir “¡Te extrañamos!”.

Y recuerda, tú controlas la información que compartes con tu equipo, si el equipo de ventas puede conocer los montos de las transacciones monetarias, pero el de marketing no, tú tienes la capacidad de decidir quién puede ver qué.

📚Lectura recomendada: CRM inmobiliario: gestión de clientes, propiedades y ventas

Facturación CRM: el reflejo de una empresa sólida

Puede que todos los departamentos de una empresa funcionen en perfecta sincronía, con los mismos objetivos y con la misma calidad de desempeño logrando los objetivos comerciales que se proponen, pero el cliente no está dentro de nuestras instalaciones para percibirlo.

Si el layout de una cotización es distinto al del empaque y este difiere de la factura en colores, logotipos, tipografías, distribución, entre otras, el cliente podría percibir la imagen de una empresa dispersa y poco enfocada. Por el contrario, si unificamos todo el branding de la empresa bajo un solo diseño, es un hecho que se proyectará la imagen de una empresa sólida y profesional.

Características de la facturación CRM

Ya has descubierto algunas de las ventajas que la facturación CRM tiene para tu empresa, ahora es momento de adentrarnos en las características en las que deberás fijarte para decidirte por estas herramientas.

Simple

El tema de las facturas es complejo desde su nacimiento debido a las regulaciones que existen en los distintos países. Con la facturación CRM puedes personalizar los campos a llenar y los de autollenado y los que se llenan por defecto.

Personalizada

Una plantilla que vaya de acuerdo con la identidad corporativa de tu empresa para la facturación siempre proyectará una imagen profesional y mucho más sólida para tus clientes y colaboradores.

Completa

En algunos lugares las facturas deben llevar muchísima información, desglose de impuestos, claves de servicio, códigos QR, y mucho más. En otros son mucho más sencillas, pero siempre es importante que tu factura pueda generar automáticamente algunos de estos valores. Si tu organización factura en distintas locaciones puedes tener facturas de acuerdo a la ubicación geográfica.

Capaz de crear y gestionar una base de datos

Cada factura brinda información valiosa. Con una factura generada en un CRM puedes manipular datos de clientes (ubicación, artículos comprados, envíos y descuentos) así como los de tu empresa (ingresos, egresos, artículos vendidos) y también puedes gestionar los gastos operativos en caso de existir.

📚Lectura recomendada: Ventajas y desventajas de CRM para las empresas emergentes

Accesible y monitoreable

Gracias a la creación de los distintos parámetros al interior de tu base de datos tienes una herramienta poderosa para el crecimiento de tu empresa. Por ejemplo: si descubres que en determinada época del año la venta de tus productos aumenta en una determinada zona geográfica, puedes realizar convenios con empresas de logística para obtener mejores ganancias.

En un caso contrario, si notas que la facturación disminuye en cierta época, posiblemente ese sea un buen momento de centrar ahí el esfuerzo de marketing.

amoCRM cuenta con widgets que se integran con la interfaz y te permiten explotar todo el potencial de una aplicación robusta. La vida se te hará mucho más fácil gracias a esta unión: a tus chats automatizados con clientes se le suma la generación y envío automático de facturas que se pueden pagar con un solo clic, mismas que verás reflejadas en tu panel de control.

Como ves, la facturación CRM es un aliado más que una simple herramienta para justificar la existencia de tratos comerciales. Por ello vale la pena considerarla como parte de la infraestructura de tu empresa.

La facturación CRM no sólo te permite cumplir con los convenios legales y administrativos, también provee información, y la información es poder.

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amoCRM es un software CRM de ventas basado en Messenger pionero que ayuda a las empresas a lograr más ventas y a crear relaciones duraderas con sus clientes. Con él, puede automatizar y estructurar eficazmente sus procesos de ventas y marketing.

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Isaac Ventura

Escritor multiterreno, fan de casi todo y hater de lo mismo. Las plataformas pueden cambiar y reinventarse, pero la palabra siempre estará primero.

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