Tarefa

Tarefas é um dos recursos mais importantes do amoCRM e uma parte importante de qualquer fluxo de trabalho. Aqui no amoCRM, criamos um sistema de tarefas simples de usar, para que você possa acompanhar efetivamente seus leads.

A interface principal do sistema de tarefas pode ser encontrada no “Calendário” do amoCRM: você pode acessá-lo clicando em Calendário no menu (lado esquerdo abaixo da foto do seu perfil).

Visualização de tarefas diárias

Guia de interface

  • No canto superior esquerdo, você pode escolher como exibir tarefas – exibição em lista ou exibição em cartão. Essa é a mesma funcionalidade que você pode encontrar em um de seus funis de vendas.
  • Dia – Semana – Mês é outra opção para visualizar tarefas e é específico para a seção do calendário.
  • Pesquisa e filtro – quase a mesma funcionalidade que temos em todo o amoCRM, mas específica para tarefas.
  • Mais – Aqui você tem mais duas funções: Exportar e gerenciar tipos de afazeres (tarefas), “Gerenciar tipos de afazeres” (se você deseja tipos personalizados de tarefas).
  • Sincronizar – Com esse botão, você pode sincronizar seu calendário amoCRM com o Google Calendar.
  • Novas tarefas – botão principal da interface que pode criar novas tarefas facilmente, no entanto, não é a única maneira de criar uma tarefa.

Visualizações do calendário

Quadro de tarefas – A visualização da interface escolhida por padrão e é a mais fácil de usar

Quadro de tarefas como vista de calendário

Nesta visualização, você pode ver tarefas atrasadas, bem como tarefas que devem ser realizadas hoje, amanhã, nesta semana e na próxima semana. No entanto, você não poderá visualizar as tarefas definidas para a semana seguinte ou posterior. A ideia é simplificar o processo de trabalhar com as tarefas a serem entregues em breve e fornecer à sua equipe uma maneira eficiente de gerenciar as tarefas futuras.

Lista de afazeres- outra exibição do sistema de interface de tarefas. Aqui você verá todas as tarefas que você e seus colegas têm. Uma tarefa por linha, simples assim!

Dia – Uma visualização diária da interface que mostra todas as tarefas definidas para um dia específico, com limites de tempo

Lista de tarefas diárias

Neste exemplo, você pode ver todas as tarefas que terá hoje e a que horas. Os itens vencidos serão mostrados em vermelho para chamar sua atenção. Se você deseja verificar as tarefas diárias do dia seguinte, basta clicar no botão “>” na parte superior, próximo à data ativa no momento, ou, para ver o dia anterior, clique no botão “” e o botão “Hoje” no canto inferior direito o levará à semana atual.

Lista de tarefas semanais

Por último, mas não menos importante: Mês – Se você deseja processar ainda mais informações, todas as regras das visualizações de Dia e Semana são as mesmas na visualização mensal, mas é claro em uma escala maior.

Buscar

Vamos fingir que seu trabalho é estimular todos com tarefas atrasadas e parabenizar qualquer um que concluir com êxito suas tarefas a tempo. Usando o recurso de pesquisa, este trabalho será fácil de concluir.

Busca por tarefas existentes ou expiradas

Nesta visualização, você terá filtros padrão:

  • Minhas tarefas – mostrará apenas as tarefas pelas quais você é responsável
  • Vencido – mostrará apenas as tarefas pelas quais você é responsável e que venceram
  • Tarefas concluídas – mostrará apenas as tarefas concluídas pelas quais você foi responsável
  • Todas as tarefas – auto-explicativas: mostra todas as tarefas

No lado direito, você pode encontrar diferentes opções para pesquisas personalizadas. Essas opções podem ser usadas para criar filtros personalizados com base em suas necessidades ou requisitos.

Vamos criar um filtro personalizado que levará nossa equipe de vendas a revisar as tarefas expiradas. Para fazer isso, escolha Usuários responsáveis ​​e apenas tarefas expiradas e clique em “Salvar”.

Salvar as opções de buscas de tarefas selecionadas

Escolha um nome para este filtro, clique na caixa de seleção verde e você estará pronto

Nomear o filtro selecionado na busca

Agora você tem um filtro personalizado para revisar rapidamente todas as tarefas expiradas. Ótimo!

Filtro padrão para tarefas criado com sucesso

Mencionamos que você usa filtros personalizados em qualquer lugar do seu sistema? Bem, você pode!

Tipos de tarefas

Para criar / alterar / excluir tipos de tarefas, clique em três pontos “…” na seção superior direita da tela e selecione “Gerenciar tipos de afazeres”

Gerenciamento de tipos de tarefas

Você verá uma janela modal com todos os seus tipos de tarefas

Configurações do gerenciamento de tipos de tarefas

Com o ícone da lixeira, você pode excluir um tipo de tarefa e, clicando no nome ou no ícone, pode editar um tipo de tarefa. Se você clicar no campo “Tipo de tarefa personalizado”, poderá digitar um nome para criar um novo tipo de tarefa. A propósito, se você clicar no ícone do tipo de tarefa, poderá alterar a aparência associada ao tipo de tarefa.

Seleção de um ícone ou cor para a nova tarefa

Depois de clicar em “Salvar”, você poderá usar esses tipos de tarefas sempre que criar uma tarefa.

Sincronização com o Google Agenda

Clique em “Sincronizar” para iniciar esse processo de sincronização e você verá uma janela modal aberta

Sincronização de tarefas com o Google Agendas

Clique em Ativar aqui e você será redirecionado para o login do Google para sua conta do Google. Depois que tudo estiver pronto, você será redirecionado novamente e suas tarefas agora serão sincronizadas entre o amoCRM e o Google. Depois de decidir no Google ou no amoCRM que uma tarefa é encerrada ou deve ser excluída, os dados serão alterados no Google e no amoCRM, todos processados ​​em tempo real.

Como criar uma tarefa

Como você deve ter visto, há um botão “Novos afazeres” no calendário, que é uma das muitas maneiras de criar uma tarefa. Vamos discutir os diferentes métodos para criar uma nova tarefa.

Na interface do Calendário, depois de clicar em “Nova Tarefa”, uma janela modal será aberta com todas as opções necessárias em uma exibição compacta.

Processo de criação de uma tarefa

No campo superior, você pode encontrar uma entidade (contato, lead, cliente ou empresa). Basta digitar o nome e escolher a entidade que você deseja na janela modal.

Se você clicar no horário (por padrão, está definido para hoje), você verá uma pequena versão do calendário aberta, onde poderá escolher a data e hora de vencimento desejadas para esta nova tarefa.

Agendamento de uma nova tarefa

Com tempo “âncoras” à esquerda, calendário no centro e quadro de horários à direita, basta escolher a hora e as várias opções que deseja editar, que serão atualizadas automaticamente.

Clique no nome (em fonte azul) e você pode escolher o usuário responsável pela tarefa.

Se você clicar no ícone ou no nome do tipo de tarefa, uma pequena versão de “Gerenciar tipos de afazeres” será aberta. Aqui você pode até criar novos tipos de tarefas.

Definição do tipo de tarefa a ser criada

Você também pode adicionar texto para a tarefa para explicar o que o usuário responsável deve fazer ou talvez deixar uma nota com requisitos especiais para esta tarefa.

Depois disso, basta clicar em “Definir” e a tarefa estará pronta.

Você também tem a capacidade de criar tarefas em empresas, clientes, leads e contatos. Eles têm quase a mesma lógica que as principais funções do calendário: basta abrir qualquer entidade na qual você deseja definir uma tarefa e clicar em “Nenhuma tarefa planejada, comece adicionando uma ou em Tarefa em uma janela de contexto do campo de bate-papo. Você verá o mesmo formulário da funcionalidade principal do calendário e todas as opções estarão disponíveis aqui no mesmo formato.

Criação de várias tarefas simultaneamente

Você pode adicionar tarefas em massa selecionando várias entidades e clicando em “adicionar afazeres”

Configuração das várias tarefas a serem abertas simultaneamente

Precisa de mais ajuda para configurar ou solucionar problemas? Entre em contato conosco enviando um e-mail para support@amocrm.com ou escreva-nos no Facebook.

Ainda não é um usuário? Visite nossa página de tour ou entre em contato conosco para uma demonstração.