Tareas

Las tareas son una de las características más importantes de amoCRM y una parte importante de cualquier flujo de trabajo. Aquí en amoCRM, hemos creado un sistema de tareas fácil de usar para que pueda realizar un seguimiento eficaz de sus prospectos.

La interfaz principal del sistema de tareas se puede encontrar en el “Calendario” de amoCRM: puede acceder haciendo clic en Calendario en el menú (lado izquierdo debajo de su foto de perfil).

Visualización del calendario predeterminado de tareas

Guía de interfaz

  • En la esquina superior izquierda, puede elegir cómo ver las tareas: vista de lista o vista de tarjeta. Esta es la misma funcionalidad que la que puede encontrar en uno de sus embudos.
  • Día – Semana – Mes es otra opción para ver tareas, y es específica de la sección del calendario.
  • Búsqueda y filtro: casi la misma funcionalidad que tenemos en todo amoCRM, pero específica para tareas.
  • Más: aquí tiene dos funciones más, que son Exportar y Administrar tipos de tareas (Tareas), “Administrar tipos de tareas” (si desea tipos personalizados de tareas).
  • Sincronizar: con este botón, puede sincronizar su calendario amoCRM con Google Calendar.
  • Nueva tarea pendiente: botón principal de la interfaz que puede crear nuevas tareas fácilmente, sin embargo, no es la única forma de crear una tarea.

Visualización del calendario

Tablero de tareas: la visualización de la interfaz que se elige de forma predeterminada y es la más fácil de usar

Calendario de tareas diárias

En esta vista, puede ver las tareas vencidas, así como las tareas que deben realizarse hoy, mañana, esta semana y la próxima. Sin embargo, no podrá ver las tareas configuradas para la semana posterior a la próxima o más adelante. La idea es simplificar el proceso de trabajo con las tareas que vencen pronto y proporcionar a su equipo una forma eficiente de gestionar las próximas tareas.

Lista de tareas pendientes: otra vista del sistema de interfaz de tareas. Aquí verá todas las tareas que usted y sus colegas tienen. ¡Una tarea por línea, así de simple!

Día: una vista diaria de la interfaz que le mostrará todas las tareas establecidas para un día en particular, con límites de tiempo

Calendario de tareas semanais

En este ejemplo, puede ver todas las tareas que tendrá hoy y a qué hora. Los elementos atrasados se mostrarán en rojo para captar su atención. Si desea verificar las tareas diarias para el día siguiente, simplemente haga clic en el botón “>” en la parte superior cerca de la fecha activa actual, o para ver el día anterior, haga clic en el botón “” y el botón “Hoy” en la esquina inferior derecha lo llevará a la semana actual.

Buscando tareas perdidas

Por último, pero no menos importante: Mes: si desea procesar aún más información, todas las reglas de las vistas Día y Semana son las mismas en la vista mensual, pero, por supuesto, a mayor escala.

Buscar

Pretendamos que su trabajo es estimular a los que tengan tareas atrasadas y felicitar a cualquiera que complete con éxito sus tareas a tiempo. Usando la función de búsqueda, este trabajo será fácil de completar.

Guardando las configuraciones de búsqueda de tareas

En esta vista tendrá filtros estándar:

  • Mis tareas: sólo mostrará las tareas de las que usted es responsable
  • Atrasado: mostrará sólo las tareas de las que usted es responsable y que hayan expirado
  • Tareas completadas: sólo se mostrarán las tareas completadas de las que usted fue responsable
  • Todas las tareas: se explica por sí mismo: esto mostrará todas las tareas

En el lado derecho, puede encontrar diferentes opciones para búsquedas personalizadas. Estas opciones se pueden usar para crear filtros personalizados según sus necesidades o requisitos.

Vamos a crear un filtro personalizado que estimule a nuestro equipo de ventas a revisar las tareas caducadas. Para hacerlo, elija Usuarios responsables y solo tareas vencidas, luego haga clic en “Guardar”.

Guardando el nombre al filtro de búsqueda de tareas

Escoja un nombre para este filtro, haga clic en la casilla verde y ya está.

Filtro personalizado de búsqueda de tareas

Ahora tiene un filtro personalizado para revisar rápidamente todas las tareas caducadas. ¡Grandioso!

Botón para administrar tipos de tareas

¿Mencionamos que puede usar filtros personalizados en cualquier parte de su sistema? ¡Bueno, puede!

Tipos de tareas

Para crear / cambiar / eliminar tipos de tareas, haga clic en tres puntos “…” en la parte superior derecha de la pantalla y seleccione “Administrar tipos de tareas”.

Ventana modal con tipos de tareas

Verá una ventana modal con todos sus tipos de tareas

Selección del color de la nueva tarea

Con el ícono de la papelera, puede eliminar un tipo de tarea y al hacer clic en el nombre o el ícono puede editar un tipo de tarea. Si hace clic en el campo “Tipo de tarea personalizada”, puede escribir un nombre para crear un nuevo tipo de tarea. Por cierto, si hace clic en el icono del tipo de tarea, puede cambiar la apariencia asociada con el tipo de tarea.

Sincronización con las tareas de Google Calendar

Después de hacer clic en “Guardar”, puede usar este tipo de tareas siempre que cree una tarea.

Sincronización con Google Calendar

Haga clic en “Sincronizar” para iniciar este proceso de sincronización y verá que se abre una ventana modal

Cómo crear una tarea en la tarjeta de prospecto

Haga clic en Habilitar aquí y se le redirigirá al inicio de sesión de Google para su cuenta de Google. Después de que todo esté hecho, se le redirigirá y sus tareas ahora se sincronizarán entre amoCRM y Google. Una vez que decida en Google o en amoCRM que una tarea está cerrada o debe eliminarse, los datos se cambiarán tanto en Google como en amoCRM, todo procesado en tiempo real.

Cómo crear una tarea

Como puede haber visto, hay un botón de “Nueva tarea pendiente” en el calendario, que es una de las muchas formas en que puede crear una tarea. Analicemos los diferentes métodos para crear una nueva tarea.

En la interfaz del calendario después de hacer clic en “Nueva tarea pendiente”, se abrirá una ventana modal con todas las opciones necesarias en una vista compacta

Selección de la fecha de la nueva tarea creada

En el campo superior, puede encontrar una entidad (Contacto, Prospecto, Cliente o Empresa). Simplemente escriba su nombre y elija la entidad que desee en la ventana desplegable

Si hace clic en la hora (de manera predeterminada, está configurada para hoy), verá una versión pequeña del calendario abierta donde puede elegir la fecha y hora de vencimiento deseadas para esta nueva tarea.

Selección del tipo de la nueva tarea

Con “anclas” de tiempo a la izquierda, calendario en el centro y marco de tiempo a la derecha, sólo tienes que elegir la hora y las diferentes opciones que quieres editar, que se actualizarán automáticamente.

Haga clic en el nombre (en letra azul) y podrá elegir el usuario responsable de la tarea.

Si hace clic en el icono o nombre del tipo de tarea, se abrirá una pequeña versión de “Administrar tipos de tareas”. Aquí puedes incluso crear nuevos tipos de tareas.

Agregando tareas de forma masiva

También puede agregar texto para la tarea para explicar lo que debe hacer el usuario responsable o tal vez dejar una nota con requisitos especiales para esta tarea.

Después de eso, sólo tiene que hacer clic en “Definir” y la tarea está lista.

También tiene la capacidad de crear tareas en empresas, clientes, prospectos y contactos. Tienen casi la misma lógica que las funciones principales del calendario: basta con abrir cualquier entidad en la que se quiera definir una tarea y hacer clic en “No hay tarea planificada, empiece añadiendo una o Tarea en una ventana de contexto del campo de chat”. Verá el mismo formulario que en la funcionalidad principal del calendario, y todas las opciones estarán disponibles aquí en el mismo formato.

Puede agregar tareas de forma masiva seleccionando varias entidades y haciendo clic en “agregar tareas pendientes”

Ventana modal con todos los ajustes para añadir una tarea

Verá que se abre una ventana modal con todos los ajustes para añadir una tarea.

Botón para enviar un webhook

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