Email

Aqui no amoCRM, facilitamos a conexão do seu endereço de e-mail para que você possa se comunicar com seus clientes e novos leads por meio da sua conta amoCRM.

Conectando sua caixa de email

Para conectar uma Caixa de email ao amoCRM, vá para a seção email e clique em “Configurações” (no canto superior direito).

Em seguida, no menu de configurações, clique em Adicionar email para conectar sua caixa de email.

Nesta etapa, você deve preencher o campo de endereço de e-mail e o sistema determinará automaticamente o provedor. Em seguida, você precisará digitar a senha da conta de e-mail ou clicar em “Continuar” e será transferido para a página do cliente de e-mail para confirmar a conexão. Você também precisa especificar se deseja conectar a caixa de email como “Pessoal” ou “Compartilhado”. A diferença é descrita mais adiante neste artigo.

Se você tiver um Firewall configurado ou uma caixa de email permitida para uma lista de IPs específica, precisará permitir acesso aos endereços dos quais o amoCRM enviará e coletará emails (você pode solicitar uma lista escrevendo para nós no bate-papo de suporte técnico (clique em Ícone de perfil no canto superior esquerdo da sua conta amoCRM e clique no botão “Entre em contato com o suporte”).

Observe que não oferecemos suporte a domínios IDN. Você não pode especificar o endereço IP do servidor (por exemplo, 64.233.161.109 em vez de imap.gmail.com).

O email é conectado apenas pelo protocolo IMAP para email de entrada e pelo protocolo SMTP para email de saída. A conexão com outros protocolos, como o POP3 (Post Office Protocol versão 3) ou o MAPI (Messaging Application Programming Interface) no qual o servidor Microsoft Exchange está sendo executado, não é suportada.

Após a conexão, a importação de e-mails da sua conta de e-mail começará. Esse processo ocorre em segundo plano, para que você possa continuar trabalhando. O sistema processará os últimos 500 e-mails (por mês). Após a importação, o email será sincronizado no modo automático uma vez a cada 15 a 30 minutos e aparecerá na sua conta amoCRM.

Com que frequência o email é sincronizado no amoCRM?

O sistema mail@mail.amocrm.com é sincronizado em uma hora. Suas caixas conectadas são sincronizadas a cada 15 a 30 minutos.
Recebemos e-mails e processamos apenas duas pastas: “Caixa de entrada” e “Enviado”. Outras pastas não são sincronizadas.
Ao enviar uma mensagem da caixa de email externa integrada, o email será exibido no cartão de contato. Aceitamos e-mails apenas de clientes diretos e suportamos o uso de encaminhamento de e-mail (“alias de e-mail”) ou coletores de emails.

Diferença nas caixas de email pessoais e compartilhadas

Caixas de email compartilhadas são caixas que podem ser conectadas apenas pelo administrador da conta. Essas caixas de email estão disponíveis para uso de todos os usuários que têm acesso permitido na seção “Configurações” – “Usuários” e têm uma marca de seleção no “email” para acessar a Caixa de email Compartilhada.

Caixas de email pessoais são caixas de email que podem ser conectadas por qualquer usuário. Somente o usuário que conectou esta caixa de email verá os e-mails dessa caixa no amoCRM; no entanto, um usuário que conectou sua caixa de email como pessoal pode optar por compartilhá-la com o administrador da conta. Nesse caso, o usuário que conectou a caixa de email pessoal e o administrador da conta verão os emails dessa caixa de email pessoal.

Após a conexão de qualquer tipo de caixa de email, seja ela pessoal ou compartilhada, pode ser alterada no menu de configurações na seção email do amoCRM.

Tópicos de emails e lógica de exibição de emails

O sistema de email no amoCRM combina emails automaticamente por vários critérios, e isso é

  • o endereço de e-mail do cliente com quem a correspondência está indo é o mesmo
  • um assunto do email.

Nesse caso, na seção “email”, essa correspondência formará um encadeamento. Para cada caixa de email, os tópicos são formados separadamente.

Exemplo: a caixa de email manager@company.com está conectada

Sequência de conversa por email:

  1. De manager@company.com a client1@gmail.com com o tema “Saudação da equipe da empresa”
  2. De manager@company.com a client2@mail.com com o tema “Saudação da equipe da empresa”
  3. De client2@mail.com a manager@company.com com o tópico “Pergunta sobre o produto”
  4. De client2@mail.com a manager@company.com com o tópico “Pergunta sobre o produto”

Será combinado em tópicos:

  1. O email 1 é agrupada por client1@gmail.com e “Saudação da equipe da empresa”
  2. O email 2 é agrupada de acordo com client2@mail.com e “Saudação do coletivo da empresa”
  3. O email 3,4 é agrupada por client2@mail.com e “Pergunta sobre as mercadorias

Você pode desativar a colagem de emails em tópicos acessando as configurações da caixa de email (na seção email – clique no canto superior direito “Configurações” – selecione a caixa de email desejada e limpe a caixa de seleção “Agrupar mensagens em tópicos”.

Endereços de email inteligentes

Essas caixas de email são do sistema (artificial) – elas não têm um login / senha, configurações e não podem ser excluídas. Eles existem junto com a conta.

@mail.amocrm.com – O email será exibido no cartão de contato, lead ou cliente.

Essa caixa de email é necessária caso você não integre email no amoCRM e gostaria de encaminhar emails específicos para sua conta amoCRM. Para isso, basta digitar o endereço desses emails no campo “CC” ou “BCC” ao enviar um email do seu cliente de email externo.

Também existem endereços de email de encaminhamento para criar um novo lead ou novo contato:
+contact@mail.amocrm.com – O email criará um novo contato.
+lead@mail.amocrm.com – O email criará um novo lead.
Importante – Observe o seguinte:

  • Se uma mensagem for enviada para um endereço incorreto (por exemplo, +asdjhdfsd@mail.amocrm.com), ela não será adicionada à conta.
  • As caixas de email funcionam apenas quando especificadas como cópia. Se você especificar um endereço na cópia oculta, a ação não ocorrerá.
  • Se a mensagem for encaminhada para o endereço inteligente, os contatos serão criados pelos campos do email de / para / CC, e não pelos dados da mensagem enviada, que é simplesmente inserida como conteúdo.
  • Você pode receber e-mails de endereços de e-mail de encaminhamento que serão exibidos no amoCRM; no entanto, não é possível enviar e-mails desse endereço.
  • Se você alterar o nome da conta, o endereço de email de encaminhamento também será alterado. Nesse caso, os emails que serão enviados para o endereço antigo não irão a lugar algum.

Modelos

Você pode criar modelos para simplificar seu trabalho com email. Para criar seu primeiro modelo de email, faça o seguinte: abra o Mail, vá para a seção Configurações e clique em “+ Adicionar um modelo”. Você verá a janela modal aberta

Aqui você pode usar a marcação HTML ou usar um formato de texto simples. Para usar seu modelo com a marcação HTML, marque a caixa de seleção na parte inferior “enviar email com marcação HTML”.

Você também pode usar campos dos leads, e o amoCRM capturará os dados automaticamente. Para isso, você precisará de um código do campo como {{nome.do.contato}} ou o recém-introduzido {{primeiro_nome.do.contato}}. Esses campos podem ser encontrados ao criar um modelo de email ou modelo de bate-papo.

Excluindo e-mails

Quando você exclui uma mensagem do amoCRM, a mensagem não é excluída do servidor de email. Esses emails serão enviados para a pasta “Excluídas”.

Removendo as mensagens do servidor de email, ele permanecerá no amoCRM (desde que já tenha sido adicionado ao sistema antes de ser excluído).

Mas, se a mensagem contiver um arquivo anexado, nesse caso, se a mensagem for excluída no servidor de email, o arquivo não estará mais disponível.

Emails na pasta Itens Excluídos

  1. São armazenados por 30 dias
  2. Disponível apenas para o Administrador da conta

Excluindo caixas de email

Para excluir uma caixa de email, você precisa abrir a seção “email”, clicar no botão “Configurações” no canto superior direito e selecionar a caixa de email que deseja excluir. Clique em “Desconectar email” – selecione “Excluir emails”.

Nesse caso, as notas permanecerão no cartão, mas serão ilegíveis (elas estarão disponíveis apenas no seu servidor).

Se você deseja desativar ou redigitar a senha temporariamente, é necessário desconectar a caixa de email e selecionar “manter o email”; nesse caso, a caixa de email é desconectada sem excluir as mensagens. Então, os emails permanecerão no sistema

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