Cómo conectar Quickbooks

QuickBooks es un programa de software de contabilidad empresarial que las empresas utilizan para gestionar ventas, gastos y realizar un seguimiento de las transacciones diarias. Puede usarlo para facturar a los clientes, pagar facturas, generar informes para la planificación financiera, declarar impuestos y más. La línea de productos QuickBooks incluye varias soluciones que funcionan muy bien para cualquier persona, desde un propietario único hasta empresas medianas.

La integración de amoCRM con Quickbooks le permite usar amoCRM en todo su potencial. Con la ayuda de este widget, puede:

  • Crear facturas manualmente desde una tarjeta de prospecto
  • Crear facturas automáticamente cuando agregue artículos a un prospecto de la lista de productos o a campos específicos
  • Cambiar la etapa del prospecto automáticamente una vez generada una factura
  • Importar datos de su cuenta de QuickBooks a través de la sección de ajustes

Integrar QuickBooks

En primer lugar, hay que registrar las cuentas tanto en amoCRM como en Quickbooks.
Antes de instalar el widget asegúrese de:

  • Tener derechos administrativos en amoCRM antes de instalar este widget.
  • Tener su cuenta en idioma inglés, ya que no está soportada en otros idiomas
  • Haber configurado los impuestos en su cuenta de Quickbooks: para configurarlos, entre en su cuenta de Quickbooks, haga clic en la sección de Impuestos y configúrelos

Después de configurar el impuesto sobre las ventas, debe iniciar sesión en su cuenta de amoCRM e ir a la página de Ajustes. Elija la sección Integraciones y busque el widget Quickbook.

Después de abrir el widget Quickbooks, haga clic en ‘+ Instalar: lo llevará directamente a la página de inicio de sesión. Luego, Quickbooks le pedirá que elija su empresa.

Después de elegir la empresa, permita el acceso a su información de Quickbooks para amoCRM. Para eso, presione “Conectar”. Ahora el widget está instalado, ¡y podemos comenzar a trabajar con él!

Configuración de Quickbooks en amoCRM

Una vez que el widget esté instalado, agregará una sección en Ajustes de amoCRM.

Tenga en cuenta que los artículos de amoCRM no se sincronizan automáticamente con sus productos en Quickbooks

Aquí puede:

  • Cambiar el prefijo de numeración de facturas

  • Importar sus productos de Quickbooks.

    Después de presionar el botón “Importar”, Quickbooks crea un catálogo en la sección Listas de amoCRM. Todos sus productos de Quickbooks se enumeran allí.

    En los artículos de Quickbooks, podrá agregar y eliminar elementos. Tenga en cuenta que los artículos de amoCRM no se sincronizan automáticamente con sus productos en Quickbooks

  • Echar un vistazo a los detalles de su empresa: De forma predeterminada, mostrará los detalles de la empresa elegidos al configurar el widget. Para cambiarlos, deberá ir a los ajustes de Quickbooks y volver a conectar el widget una vez más.

Crear facturas desde la tarjeta de prospecto

Antes de comenzar a crear una nueva factura, asegúrese de que el campo de la empresa “Nombre legal” que Quickbooks generó esté lleno.

Con la ayuda de Quickbooks, puede crear facturas desde prospectos en amoCRM. Para hacer esto, vaya a la sección “Prospectos” y haga clic en el prospecto, luego vaya a la pestaña Quickbooks en la esquina superior izquierda.

Haga clic en el botón “+ Nueva factura”. Los ajustes de la factura se abrirán:

Para crear una factura, debe nombrar la factura, seleccionar una fecha de vencimiento, seleccionar bienes / servicios, cantidad y elegir el monto del impuesto.

Asegúrese de que el artículo que elija en la lista ya exista en sus productos Quickbooks, de lo contrario no se creará la factura.

Una vez que haya terminado, haga clic en “Calcular” y “Guardar”. ¡La factura está lista! Puede ver y descargar la factura como un archivo PDF o abrirlo como un enlace. Así es como se verá la factura:

También puede cambiar el estado de la factura en las pestañas de Quickbooks una vez que se haya creado:

Crear facturas usando el catálogo

Quickbook también puede actuar como una acción automática (activador) que puede configurar en la Pipeline Digital. Los activadores funcionan según las condiciones elegidas por usted. Por ejemplo, cuando se cambia la etapa de un prospecto, Quickbooks puede generar una factura para el cliente.

Para configurar un activador con catálogo, deberá adjuntar un producto a un prospecto de la lista de artículos de Quickbooks. Para hacerlo:

  • Vaya a Prospectos – haga clic en cualquier tarjeta de prospecto – presione Configuración
  • Agregue otro grupo de campos: presione ‘+’ junto a otros grupos de campos.
  • Elija la lista de “Artículos de QuickBooks”.

Ahora que se agrega el grupo de campos, podemos agregar un artículo a cada prospecto para que el activador funcione. Para eso, diríjase al prospecto – haga clic en la pestaña “Artículos de Quickbooks” – presione “Adjuntar artículo” y elíjalo de la lista.

Para configurar la automatización, vaya a Prospectos – Configuración – haga clic en cualquier espacio vacío debajo de la etapa necesaria – desplácese hacia abajo y seleccione “Quickbooks”:

Para que este activador funcione, asegúrese de que el pin “Crear una factura basada en la lista de productos vinculada al prospecto” esté marcado y el “Nombre legal” esté fijo.

Elija qué condición debe activar la automatización: me atendré al ejemplo anterior y generaré el enlace “Cuando se cambie la etapa de un prospecto”. Todos los demás campos son opcionales; complételos si es necesario. También puede cambiar la etapa del prospecto después de la facturación.

Cuando haya terminado, presione “Listo” y guarde la configuración de la Pipeline Digital.

Ahora, cuando se cambia la etapa de un prospecto, se generará una factura y el estado de la misma estará en la pestaña “Quickbooks” del prospecto

Crear facturas usando campos

El activador con campos funciona casi de la misma manera, pero en lugar de los artículos de la lista de Quickbooks, utiliza los campos de prospecto en amoCRM.

Al igual que para el primer activador, vaya a Prospectos – Configuración – debajo de la etapa necesaria, haga clic en cualquier espacio en blanco, luego desplácese hacia abajo y busque Quickbooks – presione – ‘+ Agregar’. Desactive el pin “Crear una factura basada en la lista de productos vinculada al prospecto”.

Ahora, combine todos los campos en Quickbooks con los campos en amoCRM. Deberá hacer coincidir la descripción del artículo, la suma de la factura y la Entidad legal (todos los demás campos son opcionales). Una vez que esté listo, presione “Listo” y guarde la configuración de la Pipeline Digital.

Asegúrese de completar los campos de amoCRM que ha elegido para que coincidan con los campos de Quickbooks antes de realizar la automatización en el prospecto. Ahora, cuando mueva al prospecto de una etapa a la otra (o bajo las condiciones que configuró), la factura se generará utilizando los campos del prospecto.

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