Importar

AmoCRM proporciona un recurso increíble para su negocio: Importar. Si comenzó a usar amoCRM y desea enviar su base de clientes a nuestro sistema, esta es una opción increíble para usted. La mayoría de los servicios en línea tienen una función de exportación que toma una base de clientes y la convierte en un archivo xls o csv. Puede importar este archivo para comenzar a trabajar con amoCRM sin demora.

Echemos un vistazo a cómo preparar un archivo para importar y colocar con éxito los datos en amoCRM.

Preparando un archivo para ser importado

Primero, hablemos sobre el formato y la estructura del archivo que va a importar. Antes de comenzar, asegúrese de que su archivo cumpla con los siguientes requisitos:

  • El formato del archivo debe ser xls, .xlsx, .ods o .csv.
  • El tamaño del archivo cargado no debe superar los 2 MB. Si su archivo tiene más de 2 MB, divídalo en varios archivos y cárguelos por separado.
  • Si su archivo contiene más de 10,000 líneas, divídalo en varios archivos.
  • Elimine las líneas/columnas vacías o las líneas/columnas que no planea importar. Le facilitará la coincidencia de los campos y no se cargará información innecesaria.
  • Asegúrese de tener solo una hoja en su documento. El sistema importará solo la primera hoja.
  • Asegúrese de que todas las columnas de su archivo coincidan con los nombres de los campos en amoCRM, incluida la mayúscula de las letras y la ortografía. De lo contrario, deberá hacer coincidir los campos manualmente.
  • El campo para el nombre del contacto debe llamarse “Nombre del Contacto” (nombre con la N mayúscula).
  • Si carga Prospectos, asegúrese de tener un título de Prospecto en el archivo; de lo contrario, el archivo no se importará
  • Si carga Contactos y Empresas, asegúrese de tener el respectivo Contacto / Nombre de la empresa en el archivo, de lo contrario, el archivo no se importará.

Así es como debería verse un campo correcto:

Botón para comenzar la importación

¿Cómo funciona la importación?

Cuando su archivo esté listo y siga todas las reglas que mencionamos anteriormente, puede comenzar a importarlo. En amoCRM, puede importar casi cualquier cosa: empresas, contactos, prospectos, clientes, todos los campos personalizados, notas y catálogos. Puede utilizar la función de importación desde cualquier sección de su cuenta: Prospectos, Listas o Clientes.

Para este ejemplo, importamos desde la sección Prospectos. Para comenzar a importar un archivo, vaya a Prospectos, haga clic en los tres puntos en la esquina superior derecha y seleccione “Importar” de la lista:

Ventana de opciones de importación

Se abrirá la ventana de importación: aquí puede descargar un ejemplo o importar su propio archivo:

Ventana de configuración de la importación de datos

Para cargar su archivo, puede arrastrarlo y soltarlo en la ventana o hacer clic en el botón “Cargar archivo”. Después de hacer esto, aparecerá el modo Importar configuración.

Delimitador durante la importación

Hablemos del delimitador de su archivo. El sistema lo elige automáticamente según el formato de su archivo. Por ejemplo, los archivos .csv están separados por una coma. Si el sistema no elige el delimitador correctamente, asegúrese de cambiarlo al correcto. En caso de que el delimitador sea incorrecto, todo se importará en una línea.

Entonces, ¿cómo definir un delimitador de su archivo? Esta es una lista de delimitadores para los 4 tipos de archivos admitidos:

  • Si su archivo termina con “.csv”, está separado por comas
  • Si termina con ‘xls’, ‘xlsx’ u ‘ods’, está separado por punto y coma

Hacer coincidir los datos de campo

Si ha preparado el archivo correctamente y los encabezados coinciden con los campos en amoCRM, ¡ha comenzado con pie derecho!

Sin embargo, si no tiene encabezados en su archivo: desmarque la casilla “No importar la primera línea (contiene los nombres de los campos)”. Por defecto, el sistema comienza a importarlo sin la primera línea para evitar importar encabezados.

Opción de contacto en el campo de importación

Debajo de cada columna en la configuración de importación, hay un campo amoCRM que coincide. Si el campo no coincide con ninguno de los campos en amoCRM, muestra “No importar” y esta columna no se importa a amoCRM.

Imaginemos que tengo un campo “País” en mi cuenta de amoCRM debajo del contacto. Ah, olvidé nombrarlo correctamente en amoCRM y ahora dice “No importar”. ¿Cómo arreglo eso?

Para resolver el problema, haga clic en el cuadro Seleccionar debajo de la columna. La sección donde necesita importar los campos está en gris: Prospecto, Cliente, Contacto y Empresa:

Opciones de campos para la importación de los datos

Todos los campos que les pertenecen están en la sección respectiva. Aquí está nuestro campo en la sección Contacto. Haga clic en él para elegirlo.

Crear nuevos campos al importar

Si no tiene un campo coincidente en amoCRM, puede configurarlo sobre la marcha. Simplemente desplácese hacia arriba hasta la opción “Nuevo campo personalizado”.

Guardando la configuración de la importación

Después de hacer clic en esta opción, podrá nombrar el campo, elegir su tipo y decidir en qué sección cargarlo (Contacto, Empresa o Prospecto) y guardar la configuración.

Agregando etiquetas al importar

Etiquetas al importar

Cuando está importando un archivo a nuestro sistema, se adjunta una etiqueta automática a la tarjeta que está importando. Esta característica lo ayuda a buscar los datos en amoCRM después de importarlos. Las etiquetas automáticas tienen el siguiente formato: “import_datemonthyear_hourminute”. Por ejemplo, “import_08022019_1253”.

Creando una etiqueta al importar los datos

Durante la importación, también puede adjuntar y crear sus propias etiquetas. Puede elegir una etiqueta existente:

Creando nuevo campo de etiqueta para la importación de los datos

O cree una nueva escribiendo “Crear campo de etiqueta”:

Buscar y filtrar prospectos de la importación a través de la etiqueta

Una vez completada la importación, puede Filtrar por esta etiqueta utilizando la barra “Buscar y filtrar” en Prospectos, Listas o Clientes:

Datos importados en el embudo

Después de presionar “Aplicar”, solo aparecerán los datos importados:

Cómo importar plantillas

Importar plantillas

Hacer coincidir los campos puede ser una tarea muy agotadora. Por supuesto, sugeriríamos nombrar todos los encabezados de la misma manera que los campos en amoCRM. Sin embargo, si no lo hizo de antemano y combinó todos los campos manualmente, puede guardar una plantilla para las futuras importaciones que va a realizar. Con una plantilla, amoCRM reconocerá automáticamente los nombres de columna y los hará coincidir con los campos correctos.

Para crear una plantilla, simplemente ingrese su nombre en el campo “Guardar plantilla”:

Seleccionando una plantilla en el campo de importación

Si ya ha creado su plantilla, puede elegirla en el campo “Plantilla”:

Proceso de importación de un archive

Importando exitosamente un archive

Después de hacer coincidir todos los campos, estamos listos para cargar los datos a amoCRM. Presione “Siguiente” para completar la importación. El sistema comenzará a importar los prospectos y se abrirá la siguiente ventana:

Cuando la importación esté completada, el sistema muestra los resultados de la misma. Presione “Continuar con CRM” o “Mostrar datos importados” para ver sus resultados.

Tipos de campo durante la importación de una plantilla

Tipos de campo durante la importación

Hay un par de cosas que debe tener en cuenta al importar datos en los campos de amoCRM. Echemos un vistazo a cada uno de ellos en detalle:

  • Campos de tipo de fecha: para importar cualquier campo de tipo de fecha, deberá usar el siguiente formato de fecha: DD.MM.YYYY o MM.DD.YYYY. De lo contrario, no se importará. Si planea importar fechas, el archivo debe estar en formato .csv.
  • Fecha de creación: si la fecha de creación no se indica en el archivo, será la fecha de su importación.
  • Cumpleaños: si el formato de fecha es incorrecto, el campo de cumpleaños contendrá la siguiente fecha: 01.01.1970
  • Campos de tipo selección: todas las opciones de selección distinguen entre mayúsculas y minúsculas y deben escribirse correctamente; de lo contrario, se crea una nueva opción. Puede desmarcar el pin “Agregar elementos automáticamente a la lista” para evitar eso.
  • Selección múltiple: si necesita importar un par de opciones al mismo tiempo, sepárelas con comas: opción1, opción2, opción3.
  • Botón de opción: si falta la opción en el archivo, la primera opción en el campo se elegirá de manera predeterminada.
  • Casilla de verificación: para marcar la casilla, ingrese el valor “Sí” en la celda. Si no necesita marcar la casilla, deje esta celda vacía.
  • Campo de tipo numérico: para estos tipos de campos (incluida la venta), el valor debe ser un número entero.
  • Dirección: solo puede haber un campo de tipo de dirección. Para importar este tipo de archivo, divida el valor en las siguientes columnas: País, Región, Ciudad, Código postal, Dirección.

Importación de datos en diferentes embudos y etapas.

Por defecto, todos los datos cargados van al primer embudo y a la primera etapa, sin importar desde qué embudo importe el archivo. Puede cambiar eso agregando dos columnas adicionales en su archivo: Embudo y Estado de Prospecto (para etapas de prospecto):

Datos importados en la etapa correcta del embudo

  • Los nombres deben escribirse de manera idéntica al nombre del embudo/etapa en amoCRM.
  • El nombre de “embudo” no distingue entre mayúsculas y minúsculas, pero si lo escribe mal, los prospectos cargados pasan a la primera etapa del primer embudo.
  • El nombre de “estado de prospecto” solo acepta el formato de “primera palabra en mayúsculas”. Por ejemplo, “Oferta realizada” o “Contacto inicial”.
  • Si agrega solo las columnas “Estado del cliente potencial”, los clientes potenciales se importarán al primer embudo.

Si has hecho todo correctamente, los datos serán importados en la etapa correcta:

Importación de una plantilla de prospectos con algunos contactos

¿Cómo maneja amoCRM los duplicados al importar?

Cuando importa un archivo, amoCRM lo revisa y combina los duplicados necesarios. Echemos un vistazo más de cerca:

  • Si dos líneas en su archivo son absolutamente idénticas, amoCRM solo importará 1 línea.
  • Si dos títulos de prospecto diferentes tienen el mismo contacto y nombre de la empresa. Se importarán dos prospectos por separado con el mismo contacto y empresa unidos a ellos.
  • Los contactos con una empresa y un prospecto diferentes se cuentan como contactos diferentes.
  • Si 2 prospectos tienen el mismo nombre de contacto y ninguna empresa, entonces se importan 2 prospectos diferentes con el mismo contacto:
  • Si los contactos y los prospectos son iguales y las empresas son diferentes, entonces nada se fusionará.

¿Cómo importar prospectos con algunos contactos conectados?

En este caso, los contactos deben tener la misma empresa y título de prospecto:

Tarjeta de prospect importado de una plantilla de prospectos con algunos contactos

Esto es lo que verá en amoCRM:

Procesos de Negocios de las listas

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