Exportar

Similar a la importación de datos, en amoCRM ofrecemos una función de exportación para que pueda hacer una copia de seguridad de sus datos fácilmente. Con el Plan Enterprise, también ofrecemos una opción de copia de seguridad completa con notificaciones que se le envían por correo electrónico.

En amoCRM hay varias entidades que puedes exportar:

  • Prospectos
  • Tareas
  • Contactos y empresas
  • Clientes

Discutamos cada uno con más detalle.

Exportación de Prospectos

Para exportar prospectos, abra la sección de prospectos de amoCRM, vaya al embudo donde desea exportar o abra Todos los Prospectos para ver todos los prospectos en su amoCRM. Haga clic en el menú de tres puntos y luego en Exportar

Haciendo clic en el botón para abrir las opciones para exportar

Se abrirá una ventana modal donde puede seleccionar qué exportar y en qué formato

Selección del formato de la exportación

Nota: Si intenta exportar más de 500 prospectos, se le ofrecerá descargarlos en archivos separados debido a los límites de exportación (500 por archivo).

Después de exportar Prospectos, recibirá un archivo con las siguientes columnas:

  • El nombre del prospecto
  • Empresa (el nombre de la empresa asociada al prospecto)
  • El contacto principal (el contacto que está conectado al prospecto. Si hay varios contactos conectados al prospecto, el que se creó primero es el principal)
  • La empresa del contacto (la empresa que está afiliada al contacto principal)
  • Usuario responsable (el usuario responsable del prospecto)
  • El estado del prospecto (etapa actual en el embudo)
  • Venta (valor de venta del prospecto)
  • Fecha de creación (fecha en que se creó el prospecto)
  • Creado por (el usuario que creó el prospecto)
  • Modificado el (fecha del último cambio del prospecto)
  • Modificado por (el usuario que modificó por última vez el prospecto)
  • Etiquetas del prospecto (etiquetas asignadas al prospecto)
  • La tarea más reciente (se muestra la fecha de la tarea más cercana)
  • Fecha de cierre (se muestra la fecha en que el prospecto se transfirió a la etapa “Ventas ganadas” o “Ventas perdidas”, es decir, cerrado). Si el prospecto no está cerrado, el estado será “no cerrado”
  • Posición, teléfono, correo electrónico, dirección (campos estándar, que se indican en el contacto principal)
  • Notas (exportación de las notas que creó el usuario. Para cada nota hay una columna creada en el contacto o la empresa)
  • Campos adicionales (todos los campos que se crean en el prospecto o en el contacto adjunto se exportan, el nombre de este campo se indicará en el título).

También puede usar filtros con exportación, simplemente cree un filtro para prospectos, selecciónelo y exporte lo mismo como se describió anteriormente.

Para crear un filtro, debe hacer lo siguiente:

  1. Tareas abiertas / Prospectos / Listas
  2. Haga clic en la funcionalidad “Buscar y filtrar”
  3. Elija las opciones con las que desea crear un filtro
  4. Haga clic en “Guardar” en la parte izquierda de la ventana de búsqueda
  5. Elija el nombre para su nuevo filtro y haga clic en la marca de verificación

Nota: También puede crear un filtro en la visualización de clientes.

Exportación de contactos y empresas.

Para exportar solo una lista de contactos y empresas, debe ir a Listas, usar el menú de tres puntos y elegir Exportar.

Una diferencia entre exportar Prospectos y Contactos/Empresas es que los Contactos y las empresas tendrán otra opción de tipo de archivo de exportación, que es Exportar como vCard.

vCard es un archivo que le permite importar contactos a diferentes programas y sistemas CRM

Como resultado de la exportación, recibirá un archivo con las siguientes columnas:

  1. Tipo (muestra contacto o empresa)
  2. Nombre (contacto o nombre de la empresa)
  3. Empresa (nombre de la empresa. Si el campo “nombre” no indica la empresa, esta columna estará vacía)
  4. Creación el (la fecha de creación del contacto o empresa)
  5. Creado por (el usuario que creó el contacto o la empresa)
  6. Modificado el (la fecha en que se cambió por última vez el contacto o la empresa)
  7. Modificado por (el usuario que realizó cambios en el contacto o la empresa)
  8. Etiquetas (etiquetas adjuntas al contacto o empresa)
  9. La última tarea (se muestra la fecha de la última tarea)
  10. Usuario responsable (el usuario responsable del prospecto o contacto)
  11. Prospectos (los nombres de los prospectos vinculados al contacto o la empresa)
  12. Posición, teléfono, correo electrónico, dirección (campos estándar y adicionales indicados en la tarjeta de contacto o tarjeta de empresa)
  13. Mailchimp (exportado si hay una integración con Mailchimp) Esta opción muestra si el contacto está suscrito a una lista de distribución de Mailchimp.
  14. Notas (exporta las notas que creó el usuario, cuántas columnas se crearán, cuántas notas creó en el contacto o la empresa)
  15. Campos adicionales (Todos los campos creados en el contacto o la empresa se exportan, se indicará el título de ese campo)

Exportación de tareas

Se accede a la exportación de tareas de la misma manera que Prospectos o Listas, solo que en una sección diferente del sistema. Con este tipo de exportación, vaya a Calendario, menú de tres puntos, luego exportar, tiene la capacidad de exportar tareas a iCal, iCal para Outlook o Google Calendar. También puede sincronizar Google Calendar con amoCRM.

Exportación de clientes

La exportación de clientes, como en cualquier otra sección de amoCRM, se puede hacer haciendo clic en los tres puntos.

Exportación de clientes

En la ventana modal, puede elegir el formato de archivo en el que desea exportar clientes: CSV o Excel.

El formato elegido se indica con el borde azul. Para CSV hay una opción «codificación ASCII», esto creará archivos compatibles con el sistema operativo Windows. En ambos formatos, puede encontrar un menú desplegable, donde puede seleccionar y elegir qué clientes exportar.

En el embudo, hay dos opciones, ya sea todos los clientes o clientes por el filtro activo. En la lista, hay una opción adicional “página actual”. Después de hacer clic en el botón “Crear”, comienza el proceso de exportación y aparece una barra de progreso.

Iniciando el proceso de exportación de datos

El valor del progreso se actualiza automáticamente. Si el número de clientes es demasiado grande, puede hacer clic en “Continuar con CRM” y la exportación continuará en segundo plano. Después de finalizar la exportación, los resultados se mostrarán en la ventana modal.

Exportación de datos completa

Aquí puede ver la fecha de la exportación final, el tamaño del archivo y el número de líneas exportadas.

Si la exportación se realizó antes, en la ventana modal de creación de un nuevo archivo de exportación, se mostrará la información y el enlace al archivo de la exportación anterior. Tan pronto como comience la nueva exportación, no tendrá acceso a la información y al enlace de la exportación anterior desde la interfaz de amoCRM.

Información sobre la última exportación realizada en la plataforma

Con respecto a los derechos de exportación, los usuarios pueden exportar archivos en función de sus derechos en Ajustes (sección Usuarios). Los derechos para exportar prospectos son los mismos que los derechos para exportar clientes.

Gestión de derechos de exportación

Si un usuario no tiene los derechos para exportar, la descarga del archivo estará restringida.

En el archivo de exportación de los clientes, encontrará los siguientes datos:

  • ID
  • Nombre del cliente
  • Etiqueta
  • Fecha de creación
  • Fecha de último cambio
  • Usuario responsable
  • Creador
  • ¿Quién cambió al cliente la última vez?
  • Venta esperada
  • Próxima compra
  • Fecha de la próxima tarea
  • Etapa
  • Suma de compras
  • Numero de compras
  • Cheque promedio
  • Últimas 5 notas
  • Nombre de la empresa conectada
  • Nombre de contacto principal
  • Responsable de contacto
  • Contactar con la empresa
  • Campos de contacto
  • Campos del cliente

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