Como conectar o Quickbooks

O QuickBooks é um programa de software de contabilidade comercial que as empresas usam para gerenciar vendas, despesas e rastrear transações diárias. Você pode usá-lo para conseguir clientes, pagar contas, gerar relatórios para planejamento financeiro, declaração de impostos e muito mais. A linha de produtos QuickBooks inclui várias soluções que funcionam muito bem para qualquer pessoa, desde um único proprietário até empresas de médio porte.

A integração do amoCRM com o Quickbooks permite usar o amoCRM em todo o seu potencial. Com a ajuda deste widget, você pode:

  • Criar faturas manualmente de dentro de um cartão principal
  • Criar faturas automaticamente ao adicionar itens a um lead da lista de produtos ou a campos específicos
  • Alterar o estágio do lead automaticamente assim que uma fatura for gerada
  • Importar dados da sua conta do QuickBooks através da seção de configurações

Integrando QuickBooks

Primeiro de tudo, você precisa registrar contas no amoCRM e no Quickbooks.
Antes de instalar o widget, verifique se:

  • Você possui direitos administrativos no amoCRM antes de instalar este widget.
  • Sua conta está no idioma inglês, pois não é suportada em outros idiomas
  • Você configurou os impostos na sua conta do Quickbooks: para configurá-los, faça login na sua conta do Quickbooks – clique na seção Impostos e configure-os

Depois de configurar o imposto sobre vendas, é necessário fazer login na sua conta amoCRM e ir para a página Configurações. Escolha a seção Integrações e procure o widget Quickbook.

Depois de abrir o widget Quickbooks, clique em ‘+ Instalar: ele o levará diretamente à página de login. Em seguida, o Quickbooks solicitará que você escolha sua empresa.

Depois de escolher a empresa, permita o acesso aos dados do seu QuickBooks para amoCRM. Para isso, pressione “Conectar”. Agora o widget está instalado e podemos começar a trabalhar com ele!

Configurações de QuickBooks no amoCRM

Depois que o widget estiver instalado, ele adicionará uma seção na área de Configurações do amoCRM.

Observe que os itens amoCRM não são sincronizados automaticamente com seus produtos nos QuickBooks

Aqui você pode:

  • Alterar prefixo de numeração da fatura

  • Importar seu produto Quickbooks.
    Depois de pressionar o botão “Importar”, o Quickbooks cria um catálogo na seção Listas do amoCRM. Todos os seus produtos Quickbooks estarão listados lá.
    Nos itens do QuickBooks, você poderá adicionar e excluir itens. Observe que os itens amoCRM não são sincronizados automaticamente com seus produtos nos QuickBooks

  • Dê uma olhada nos detalhes da sua empresa. Por padrão, ele exibirá os detalhes da empresa escolhidos ao configurar o widget. Para alterá-los, você precisará acessar as configurações do QuickBooks e reconectar o widget mais uma vez.

Criando faturas a partir do cartão lead

Antes de começar a criar uma nova fatura, verifique se o campo “Nome legal” da empresa que o Quickbooks gerou está preenchido.

Com a ajuda do Quickbooks, você pode criar faturas a partir de leads internos no amoCRM. Para fazer isso, vá para a seção “Leads” e clique em lead – depois vá para a guia Quickbooks no canto superior esquerdo.

Clique no botão ‘+ Nova fatura’ ‘. As configurações da fatura serão abertas:

Para criar uma fatura, é necessário nomear a fatura, selecionar uma data de vencimento, selecionar bens / serviços, quantidade e escolher o valor do imposto.
Verifique se o item que você escolhe na lista já existe nos seus produtos Quickbooks, caso contrário, a fatura não será criada.

Depois de terminar, clique em “Calcular” e “Salvar”. A fatura estará pronta! Você pode visualizar e baixar a fatura como um arquivo PDF ou abri-la como um link. A fatura será assim:

Você também pode alterar o status da fatura nas guias Quickbooks, uma vez criado:

Criando faturas usando catálogo

O Quickbook também pode atuar como uma ação automática (gatilho) que você pode configurar no Funil de vendas Digital. Os gatilhos funcionam de acordo com as condições escolhidas por você. Por exemplo, quando um estágio de lead é alterado, o Quickbooks pode gerar uma fatura para o cliente.

Para configurar um gatilho com o catálogo, você precisará anexar um produto a um lead na lista de itens do QuickBooks. Para fazer isso:

  • Vá para Leads – clique em qualquer cartão de lead – pressione Configuração
  • Adicione outro grupo de campos: pressione ‘+’ ao lado de outros grupos de campos.
  • Escolha a lista “Itens do QuickBooks”.

Agora que o grupo de campos foi adicionado, podemos adicionar um item a cada lead para que o gatilho funcione. Para isso, vá para o lead – clique na guia “Itens do QuickBooks” – pressione “Anexar item” e escolha-o na lista.

Para configurar a automatização, vá para Leads -Configurações – clique em qualquer espaço vazio no estágio necessário – role para baixo e escolha ‘Quickbooks’:

Para que esse gatilho funcione, verifique se a opção “Criar uma fatura com base na lista de produtos vinculada ao lead” está marcado e o “Nome legal” está corrigido.

Escolha qual condição a automação precisa acionar: seguirei o exemplo acima e gerarei o link “Quando um estágio principal for alterado”. Todos os outros campos são opcionais – preencha-os, se necessário. Você também pode alterar o estágio do lead após o faturamento.

Quando terminar, pressione ‘Concluído’ e salve as configurações do funil de vendas digital.

Agora, quando um estágio de lead for alterado, uma fatura será gerada e o status dela estará na guia de leads “Quickbooks”.

Criando faturas com campos

O gatilho com campos funciona quase da mesma maneira, mas, em vez dos itens da lista QuickBooks, ele usa os campos iniciais no amoCRM.

Assim como no primeiro gatilho, vá para Leads – Configurações – no estágio necessário, clique em qualquer espaço em branco, role para baixo e encontre Quickbooks – pressione – ‘+ Adicionar’. Desativea opção “Criar uma fatura com base na lista de produtos vinculada ao lead”.

Agora, combine todos os campos no Quickbooks com os campos no amoCRM. Você precisará corresponder à descrição do item, soma da fatura e entidade legal (todos os outros campos são opcionais). Depois de pronto, pressione “Concluído” e salve as configurações do funil de vendas digital.

Certifique-se de que os campos amoCRM que você escolheu para coincidir com os campos do QuickBooks sejam preenchidos antes de executar a automatização no lead. Agora, quando você move o lead de um estágio para outro (ou nas condições configuradas), a fatura será gerada usando os campos de lead.

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