Como usar o WhatsApp para empresas como meio de comunicação

O WhatsApp para empresas – ou WhatsApp Business – chegou ao Brasil em janeiro de 2018. Na época, o aplicativo de mensagens já era extremamente popular por aqui. E de maneira informal, seus serviços já eram utilizados por empresas na comunicação para vendas. No lançamento, a versão empresarial do aplicativo foi destinada apenas para dispositivos Android, com a versão para iOS lançada no ano seguinte. Gratuita, a solução do WhatsApp para empresas trouxe diversas melhorias para a experiência do usuário. A principal delas foi a implementação do perfil empresarial, onde é possível preencher:

• Informações úteis sobre a empresa ☝
• Seu catálogo 📑
• Horário de atendimento ⏰
• E outras formas de contato. 📞

A ferramenta também ajuda os pequenos empreendedores a ter um atendimento mais rápido com a configuração de respostas inteligentes, mensagens automáticas, entre outras funções. Toda comunicação feita pelo aplicativo é por fim transformada em estatística para que o gestor possa acompanhar os resultados por meio de métricas O Brasil foi um dos primeiros lugares a receber a nova versão do WhatsApp. Antes de aparecer por aqui, a plataforma já havia sido implementada na Indonésia, Itália, México, Reino Unido e EUA.

Não é de hoje que o WhatsApp para empresas figura no topo da lista de mais populares nas principais lojas de aplicativos para dispositivos móveis. A popularização da plataforma por aqui vem de uma época em que era comum operadoras cobrarem altos valores pela troca de mensagens de texto. Com o WhatsApp instalado, bastava ter acesso a uma rede WiFi para se comunicar com pessoas de qualquer lugar do mundo. De lá para cá, muita coisa mudou e a comunicação pelo aplicativo se tornou unanimidade no país. Segundo pesquisa Global Mobile Consumer Survey Brasil, 80% dos brasileiros usam o serviço diariamente, pelo menos uma vez a cada hora. O estudo mostrou ainda que o celular é o dispositivo preferido do brasileiro para acessar a internet — 95% dos entrevistados afirmaram ter utilizado o smartphone para esse fim nas últimas 24 horas. O que surgiu como uma ferramenta para se comunicar com amigos, logo se tornou um poderoso canal de vendas para pequenas empresas. E esse quadro foi intensificado ainda mais durante a pandemia. É o que relata estudo realizado pela Decode divulgado no segundo semestre de 2020. Os números apontam para um aumento de 97% no uso do WhatsApp para empresas nesse período.

Agora que você já sabe o que é o WhatsApp para empresas e conhece sua abrangência dentre os brasileiros, pode estar se perguntando como ter uma conta profissional na plataforma. Siga os passos abaixo para criar a sua conta profissional.

1. Tudo começa com a criação de uma conta convencional. Assim que você tiver se registrado com seu número de telefone, deverá baixar o WhatsApp Business na loja de aplicativos;
2. Então, abra o app e aceite os termos de uso. Será necessário permitir o acesso aos contatos, fotos e arquivos do seu celular;
3. Em seguida, você vai escolher se quer seguir com o número que já tem registrado em sua conta convencional ou se deseja cadastrar um novo;
4. Por último, será necessário inserir o código de verificação enviado por SMS para que o acesso ao WhatsApp para empresas seja liberado.

Conforme mencionamos, a versão Business do mensageiro é gratuita e busca atender às necessidades de pequenas empresas. Mas isso não significa que grandes companhias não possam incorporar o aplicativo em seus canais de atendimento. Para esses casos, o Facebook disponibiliza acesso por API. A partir desta porta, é possível integrar o aplicativo com CRM e outros softwares de gestão.

O WhatsApp pode ser uma importante ferramenta para as empresas, mas, ele precisa ser bem utilizado. Alguns empreendedores ainda cometem o erro de combinar sua conta pessoal com o atendimento da empresa e isso pode trazer dores de cabeça. Para não perder o controle dos atendimentos, é importante manter um número separado para assuntos comerciais. Além de garantir maior respeito ao horário de atendimento proposto, a prática garante que você não perca os clientes em meio aos assuntos pessoais. Afinal de contas, de nada adianta ter uma poderosa ferramenta de comunicação se você não é capaz de aproveitá-la de maneira integral.

Um dos principais motivos que faz com que empresas procurem o WhatsApp Business sem dúvidas é a possibilidade de utilizar a ferramenta como canal de vendas. Desde seu lançamento, o aplicativo vem agregando funcionalidades para construir uma experiência cada vez mais completa. Dentre elas está a possibilidade de incluir um catálogo com os produtos ou serviços prestados pela empresa. Assim, o consumidor pode fazer seu próprio orçamento de maneira rápida e simples. Ainda, é possível trabalhar com grupos e listas de transmissão para divulgar as promoções e novidades.

Para além das vendas, o WhatsApp para empresas se provou também uma ótima ferramenta para auxiliar na comunicação interna das organizações.

Mas é importante que o gestor fique atento aos limites que essa nova forma de comunicação impõe. O grupo deve ser interpretado como ambiente de trabalho e, portanto, seguir com os valores e normas da empresa. Mensagens fora de hora e conflitos podem acabar comprometendo a relação trabalhista e, por isso, devem ser evitados.

Outra utilidade voltada para a gestão de pessoas e equipes que as organizações adotam com esta ferramenta é o uso de ações de endomarketing, o que faz com que haja um aumento da interação e do sentimento de pertencimento dos colaboradores com a empresa. Destacamos algumas abaixo:

1. Enquetes sobre assuntos do dia a dia e/ou segmento da organização;
2. Divulgação das atividades do setor de recursos humanos;
3. Ações voltadas para os aniversariantes da empresa;
4. Divulgar comemorações de alcance de metas das equipes.

O WhatsApp Business traz diversas vantagens para as empresas que decidem adotá-lo como canal de atendimento. A disponibilidade de contato por chat garante agilidade para o trabalho pois é possível atender diversos clientes de uma só vez. Ele também facilita a venda remota para clientes que não querem ou não podem ir até a loja física. Dentro das organizações, a plataforma facilita e muito a comunicação entre setores. A troca de informações pelo aplicativo ajuda a tirar dúvidas rápidas e fazer comunicados com uma urgência que o e-mail simplesmente não traduz. Mas, se por um lado o WhatsApp pode ser uma grande mão na roda para empresas, por outro é preciso ter cuidado para não extrapolar seus limites. No trato com o cliente, é preciso dosar a frequência das divulgações para não lotar a sua caixa de entrada. As mensagens enviadas devem ser pontuais e relevantes para manter o bom relacionamento. Dentro das relações de trabalho, o mais importante é se lembrar de que o aplicativo é considerado uma extensão da empresa. Portanto, se você não prender seus funcionários depois do expediente sem contabilizar horas extras, não deve também enviar mensagens de trabalho no contraturno.

De nada adianta ter uma presença forte na internet, mas, sair atirando para todos os lados. O uso de aplicativos e redes sociais deve ser pontual para não diluir o impacto de suas divulgações. É preciso manter sempre o foco na sua estratégia. Trabalhe para construir um bom relacionamento com a clientela e garantir que ele seja duradouro. Com o WhatsApp para empresas, você tem uma poderosa ferramenta de comunicação para atingir seus objetivos. Gostou de saber mais sobre esta importantíssima ferramenta? Conte para a gente, a sua empresa utiliza o Whatsapp Business em seus processos? Deixe seu comentário aqui no post! Este conteúdo foi desenvolvido originalmente por Sociis RH. Consultoria de Recursos Humanos especializada em soluções estratégicas.

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